Serviceorders – bedrijfssegment van de toekomst

Wie heeft dit niet meegemaakt? In verhouding tot het gemiddelde orderbedrag zijn de proceskosten voor het verwerken van serviceorders vaak gewoon te hoog. Met de E-R-Plus servicemodule en de E-R-Plus jobmanager worden opdrachten digitaal en mobiel geregistreerd, verwerkt en beheerd, waardoor de kosten voor het verwerken van serviceorders omlaag gaan.

Naast kostenbesparingen verbetert ook de uitwisseling van informatie. Om ervoor te zorgen dat dit soepel verloopt, is het belangrijk om processen en communicatiekanalen te automatiseren. Met de E·R·Plus Job Manager kunnen nieuwe serviceorders met alle benodigde informatie direct elektronisch worden doorgestuurd naar de beschikbare serviceteams. Zelfs als de servicemedewerker meerdere dagen onderweg is, kunnen voltooide serviceorders worden gefactureerd. Bovendien kan de servicemedewerker de beschikbaarheid van artikelen, inclusief verkoopprijzen, online controleren. Op deze manier kunnen noodzakelijke herhalingsritten ter plaatse worden gepland.

Björn Bergmann, managing partner van het in 1874 opgerichte bedrijf Stahl- und Metallbau Bergmann uit Essen, licht zijn praktijkervaring met E·R·Plus Job Manager toe: “Door servicewerkzaamheden consequent bij te houden, heb ik al heel wat euro’s bespaard. Hoe vaak gebeurde het niet dat servicewerkzaamheden werden uitgevoerd en ondertekend door de klant, maar dat het ondertekende urenbriefje niet op tijd of helemaal niet werd doorgestuurd naar het hoofdkantoor voor facturering. Tegenwoordig worden alle serviceorders bijgehouden en ‘wachten’ ze tot de timesheets worden teruggestuurd.”

De in E·R·Plus geregistreerde serviceorders worden gesynchroniseerd in de app, zodat de verwerking van de serviceorders op elk moment kan worden aangepast aan de actuele omstandigheden. Als er op dezelfde dag een noodgeval moet worden uitgevoerd, ontvangt de medewerker een bijbehorend bericht. Dankzij geïntegreerde navigatie (GPS) kunnen ze snel hun bestemming vinden en direct met de klant afstemmen via het opgegeven telefoonnummer.

Zodra het werk is voltooid, worden de uren en, indien van toepassing, de materialen ingevoerd op het mobiele apparaat en elektronisch ondertekend door de klant. De voltooide serviceorder kan ter plekke als klantkopie worden afgedrukt met behulp van een mobiele printer. De geregistreerde gegevens worden onmiddellijk naar het hoofdkantoor gestuurd via mobiele internettoegang en kunnen daar met slechts een paar klikken worden gefactureerd. De gegevens worden in eerste instantie offline opgeslagen als internettoegang niet mogelijk is op de locatie. Bij de volgende gelegenheid worden de gegevens automatisch gesynchroniseerd.

Voordelen van de Job Manager-app

  • Mobiele service orderinvoer
  • Automatisch koppelen en documenteren van workflows
  • Navigatie naar de bouwplaats vanuit de app
  • Bepaling van individuele dienstvoorwaarden (artikelen en uurtarieven)
  • Digitaal vastleggen van handtekeningen